Короткий ответ: когда нужен Telegram/VK-бот
Telegram/VK-бот нужен, когда клиенту нужно пройти понятный сценарий без ручной переписки: оставить заявку, записаться, оплатить, заполнить анкету, получить файл, узнать статус или передать данные менеджеру. Хороший бот не заменяет весь бизнес-процесс сразу, а забирает повторяющиеся действия и делает первый результат проверяемым.
Если задача пока неясна, лучше начать с одного основного маршрута: например, заявка → уточняющие вопросы → таблица или админский чат. После проверки можно добавлять оплату, роли, рассылки, личный кабинет, статусы и более сложную аналитику.